★メールアドレスに間違いのない様にしましょう。また、一般的に、メールアドレスはTOの部分に入れるようになっていますが、他にも複数の人にメールを送る場合には、CCやBCCを利用します。CCはカーボンコピーと言って、同じメールを複数に送信する際に、同時に誰に送ったか分かるようになっています。一方、BCCはブラインドカーボンコピーのことで、そこに記載された人に送ったことが他の人にはわからないようになっています。これらを状況に応じて使い分けをするようにすると良いでしょう。
★メールの内容が分かりやすいように、本文にあった適切な件名（サブジェクト）を付けます。
★書き出しには時候のあいさつなどを入れる必要はありません。
★メールは、共有のパソコンや複数の人に届くケースもあることから、メールの本文の一行目には「○○様」と相手の名前を記します。また、「お世話になっております。△△です」送信者の名前も文頭に明記することも忘れないようにしましょう。
★基本的に、本文はテキスト形式1行に全角で左寄せにして30〜35文字で改行するようにします。文脈や内容から、適度に一行あけると読みやすくなります。文字や背景に色や絵が入ったHTML形式のメールは、環境や設定によっては読むことができない場合もあるので避けましょう。
★相手からの返信が必要なときには、「お手数ですが、お返事をいただければ幸いです」と一言添えると良いでしょう。
★最後まで読まないと主旨がわからないメールではなく、分かりやすくするためにも、最初に結論を書いて、その後で経緯や説明を書きます。
★念のため、文末には住所や電話番号を記入しておきましょう。
